Organisation cérémonie Laïque

Hello,



Après un mariage prevu au 27 juin 2020 et reporté au 3 juillet 2021 🤞 je commence à me replonger dans l'organisation et j'ai besoin de votre aide car me voilà totalement dans l'impasse, Je vous explique :
On aimerai avec mon conjoint ne pas "se rencontrer" a la mairie, on aimerai un endroit plus cosy pour intime nous avons donc choisi une p'tit forêt a 10min de la mairie sauf que voilà, nous devons nous préparer en amont et sachant que la mairie est à 14h30 je pense qu'on devrait faire notre "rencontre intime" vers 13h00 donc préparation vers 10h pour Moi (je me laisse 3h je me dit que c'est large non ?)
- 14h30 Mairie(On sera les premiers et pas de remise d'alliance tout sera à la cérémonie laïque donc c'est 10min top chrono)- 15h30 Cérémonie laïque
Alors voilà ma question :
Quand et comment mettre en place la cérémonie laïque (bancs, arche, tonnelle, déco..) sachant que c'est dans un champ avec l'accord du paysan (ville de 400 habitants mais bon quand même je veux pas être volé et payer ensuite)
En gros de la préparation donc vers 8h-9h jusqu'à 15h30 personne ne sera la bas pour sécuriser.Nos invités (petit mariage de 45p) vont aussi se préparer et j'ai peur de délégué et de me retrouver avec quelque chose que je n'avais pas imaginer

HELPPPPPP