Hello les FM et marié(e)s !
En discutant avec certaines, je me suis rendue compte qu'on avait toutes des indispensables différents pour l'organisation de notre mariage.
Etant quelqu'un d'assez organisée (à la limite du Control freak, j'avoue), j'ai créé un Google Drive pour y mettre tous nos documents, tableaux, croquis etc. L'objectif étant de ne jamais perdre ces documents (même si notre ordinateur nous lâchait par exemple) et d'y avoir accès de n'importe où, n'importe quand.
Je me suis dis que ça pouvait peut-être en aider d'avoir une idée de ce qui peut être préparé en amont du jour J, donc voici nos indispensables !
- Un tableau "budget" : il récapitule le budget initialement prévu par poste de dépense VS le tarif final, les différents acomptes versés (et leurs dates), ce qu'il reste à payer et les dates de paiements, le budget total prévu VS le budget total réel.
- Un tableau "prestataires" : il répertorie tous nos prestataires, leur fonction, numéro de téléphone, adresse mail et leur durée de présence le jour J. Ce tableau leur sera transmis à tous dans le livret du déroulé.
- Un tableau "invités" : avec la fameuse liste ! Donc tous les noms, adresses et si ce sont des adultes ou enfants. On y note aussi pour quoi ils sont invités (certains sont invités juste au VH par exemple). Au fur et à mesure des réponses sur leur présence, on note qui sera là et on a un tableau qui calcule automatiquement au fur et à mesure le nombre de personnes pour chaque repas (mariage sur 3 jours pour nous).
- Un document-livret "déroulé détaillé" : sûrement le plus important de ce drive ! Tout y est noté. Nos contacts, ceux de nos parents et témoins, ceux de nos prestataires, les adresses des lieux et où se garer, le nombre d'invités (adultes/enfants/allergies/restrictions alimentaires), le plan de table, le plan et déroulé de la cérémonie laïque, le déroulé du vendredi, le déroulé très détaillé du samedi (avec le plan A et le plan B), le déroulé du dimanche. Ce document sera donné aux prestataires, à nos témoins et à nos parents.
- Un dossier "devis" : on y classe tous les devis reçus, par type de prestations.
- Un dossier "factures + contrats" : comme pour les devis, on y classe les factures et contrats de nos prestataires, par type de prestations.
- Un dossier "déco" : on y met le moodboard réalisé par notre artiste florale, nos photos d'inspirations, notre code couleurs, un tableau pour noter les décos qu'on veut fabriquer et leur état d'avancement, un croquis à l'échelle pour la mise en place du VH s'il est à l'extérieur et un autre pour notre plan B (intérieur), le croquis du plan de table, le croquis de la salle de repas avec un zoom sur une table pour visualiser l'ensemble, un tableau des décos achetées/commandées (en notant le tarif et si reçu ou non).
- Un dossier "cérémonie laïque" : on y a mis la trame globale qu'on souhaiterait (et qu'on a transmise à nos officiants), des inspirations de trames trouvées à droite et à gauche, des questionnaires à remplir par chacun séparément pour aider à la préparation de la cérémonie.
- Un dossier "invitations + infos invités" : il y a le Google Forms de RSVP, notre faire-part en numérique, la liste des hébergements proches du domaine qu'on a transmise à nos invités, la liste des invités qui dormiront dans les hébergements qu'on a loué pour eux, un sous-dossier pour que les gens puissent mettre leurs photos et vidéos le jour J, la liste des photos des groupes.
- Un dossier "listes diverses" : on y a mis la liste des musiques pour les temps forts, les missions à déléguer le jour J (et à qui elles sont déléguées), le déroulé du repas fourni par notre traiteur, notre "to-do list" global, une liste de questions à répondre avant le jour J (type : qui ramène les alliances ? Que mangerons-nous le midi et qui s'occupe de le ramener ?" et on y répond petit à petit), la liste des courses à faire pour le repas du vendredi, la liste du "kit des mariés", la liste des tâches pour chacun de nos témoins, la liste des documents à mettre dans le dossier pour la mairie (et on coche ce qu'on a pour ne rien oublier), un document rassemblant toutes les photos d'inspirations qu'on aime et qu'on transmettra à notre photographe pour qu'elle sache ce qu'on veut.
Et pour vous : quels sont les documents indispensables ? Comment vous êtes vous organisé(e)s pour ne rien perdre ?
Etes-vous aussi "control freak" ou plus freestyle ?
